ビジネスメールの好感度を上げるには？

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• 最終更新日 2011年8月23日（火曜）09:33

お仕事の用件で送ったり受けたりするメール。友達とのメールとは違って、好き勝手に面白おかしく書くわけには行きません。メール一つで好感を持たれたり、逆に不信感を抱かれたりすることもありますから要注意。

■「ルール」ではない事を良く認識して

普通の手紙やハガキと同じく、メールの書き方も「マナー」や「暗黙の相互了解」があります。これらは決して「こうしなければならない」という決まりごとではありませんから、「守らなければならない」ルールではありません。けれども、意識せずに自分流でやってしまうと、思わぬ誤解や不信を招く原因にもなりかねませんので、その点を良く認識しておきましょう。

■件名

具体的に簡潔に書く

メールの件名は、「このメールの本文には、こういう内容のことが書かれているんだな」と分かりやすくイメージできる内容を書いておくのが良いです。例えば・・・

• 新商品説明会のご案内
• お見積書送付のご案内
• ホームページ製作お打合せの件

などのように。

件名に「こんにちは」「お世話になっております」などの挨拶文を書くのはあまり良くないとされています。最近では、大抵の会社では一日に何件ものメールをやり取りしている事が珍しくありません。「件名」を見て何を伝えたいのか分からない内容のメールは、開封を後回しにされたり、場合によっては読まれないままになってしまうこともあります。

「重要」「至急」などの言葉を付ける

必ず目に付く「件名」に、大事な用件の内容である事を明記する、という意味で「重要」「至急」と付けると良い場合もあります。ただし、単に「早く読んで返事をもらいたいから」というだけの理由で、内容的に差し迫ってもいなければ、大して重要でもないメールの件名に、毎回のように「重要」と付けまくるというのは、かえって好感度を下げることになりますので、こういう語句は必要に応じて慎重に使いましょう。

■本文

改行・空白を上手く使って見やすくする

文字がびっしりと詰まって、区切りのない文章は読みづらいものです。１行２０字～３０字程度を目安に改行する（自動改行の場合は１行何文字と意識しなくてもよいかも？）、２～５行程度文章が続いたら、空白の行を入れて区切りを付けるようにする、など、全体が長い文章になったとしても、相手の方に読みややすくなるよう工夫をすることで好感度はグンと上がります。

※ちなみに、私の経験上、一文が５行以上に長くなってしまったり、内容を区切れずに１０行も２０行も長くなってしまうのは、書いて伝えようとする内容が明確になっていない場合がほとんどです。「長くなってしまって短く出来ない」ときは、一度客観的に、お伝えする文章を整理するのが良いかも知れません。

箇条書きを上手く使う

大事な用件をいくつかお伝えするような場合は、つらつらと文章で書くより、箇条書きにしたり番号をつけたりして簡潔にしたほうが良い場合もあります。長い文章は読み飛ばされてしまい、肝心な部分が見落とされるおそれもありますから、ね。

冒頭、結びの挨拶を忘れない

メールの文章は、つい簡略になりがちですが、「お世話になっております」「いつもありがとうございます」などの挨拶は必ずつけるようにしましょう。また、結びは本文に対応した言葉で締めること。

ただしいずれも、むやみに長い挨拶は必要ありません。あくまで簡潔に。けれども礼儀は忘れずに、という感じで捉えれば良いと思います。

結論を先に書く

冒頭の挨拶の後は、できるだけ簡潔に、要点を伝えるようにしましょう。

どれほど複雑な事情のある用件でも、最終的には「返事を下さい」とか「検討してください」とか、あるいは「ご参加下さい」などのような内容に落ち着くものです。理由や背景・経緯などを長々と書いて、最後まで読まないと「結局何を言いたいのか？」が分からないというメールにせず、最初に簡潔に結論を書きましょう。

理由や事情などはそのあとで構いません。（ただし、理由や事情の説明なども、ムダに長いのは避けましょう）

署名は必ず末尾に付ける

メール本文の末尾に、差出人（ご自分・自社）の名前・連絡先などを付けるのは、随分広く認知されるようになってきましたが、これは必ずいつでも付けるようにしましょう。同じ用件の返信や、２度目・３度目の内容だからといって省略するのは相手の方には不親切です。（メールを見てすぐ連絡をしたい、というような場合に、肝心の署名が付いていないと連絡に手間取ることもありますから、ね）

■パソコン・メールソフトの設定

開封確認はなるべく使わない

受信した相手がメールを開封したかどうかを確認できる開封確認機能は、なるべく使わない方が良いです。メールを送った相手には、「送信者は開封確認を求めています」というようなメッセージが出て不愉快に感じる方もいらっしゃいます。

それに、開封確認は全てのメールソフトで機能するわけではありません。

もし、急ぎの用件だったり、期日のある内容であれば、本文の中に「お忙しいところまことに恐れ入りますが、◯月◯日までにご連絡下さいますよう、お願い申し上げます」などのように明記することでお伝えすべきでしょう。

HTML形式のメールを使わない

メール文章の文字の色や大きさを変えられる「HTML形式」でのメールは、セキュリティ上の問題などから、敬遠される方も多いです。よほどの理由が無い限り、「テキスト形式」のメールで送るようにしましょう（ほぼすべてのメールソフトで、メール形式を設定することが出来るようになっています）

差出人の名前は、きちんと設定する（出来れば漢字に）

送った相手の方のメールソフトで表示される「送信者（差出人）名」は、送信する側（ご自分）のメールアカウント設定で変更できるようになっています。

アドレスが差出人名になっていたり、ニックネームになっていたりすると、相手の方に見落とされたりする事もあり得ます。きちんと設定しておきましょう。

特殊文字や特殊記号を使わない

半角カタカナや丸囲みの数字、一文字で株式会社や有限会社を表す文字などは、ご自分でお使いのパソコンだけで表示する事のできる「機種依存文字」という字の可能性があります。（これらを、違うOSのメールソフトで受信すると文字化けを起こすことがある）。

こういった特殊文字や記号は使わないようにしましょう。

■操作や運用の注意点

できるだけ早く返信

受け取ったメールを読んで、すぐには結論を出したり対処出来ないので、とりあえず保留にして考えよう・・・とやっていると、いつの間にか時間が経って返信が遅れる、なんてことになりかねません。長くなれば、相手の方にも「メールを読んでくれているのだろうか？」と不安を抱かせてしまう事にもなります。

返信はできるだけ早くするようにしましょう。

もし、受け取ったメールの内容にすぐに答えが出せない場合でも、例えば、

「メールありがとうございます。内容を拝見いたしましたが、正式なお返事をさせていただくためには、社内で検討する必要がございます。恐れ入りますが数日お待ちください」

というような内容でとりあえず返信し、「メールは届いていますよ。内容も読んでいるんですよ」ということを伝える努力をしましょう。

送信前に落ち着いて読み返す

誤字、脱字、変換ミスなどがないか、送信前に一度読み返しましょう。特に会社名や相手のお名前など。

また、添付ファイルの添付し忘れなどもきちんとチェックしましょう。

重要な用件なら、送信後に電話する

送信ミス、相手の読み忘れなどもあり得ます。また、何らかのトラブルで文字化けしていたり、送信できているのに相手に受信されていなかったり（迷惑メールとして排除されてしまったりなど）・・・伝わっていないということを避けるために、重要な用件は、メール送信後に電話で確認を取るなどしておきましょう。

■あくまでビジネスメールであることを忘れずに！

上記のような説明を長々とすると、「めんどうだな～」と感じる方もいらっしゃるかも知れませんが、これはあくまでビジネス上のメールのやり取りの話です。その「ちょっと面倒な一手間」をかけることで信頼を生んだり、あるいはその逆に手間を省いたが故に不信感を抱かれたりすることもあることを、もう一度認識しておいて下さい。