Googleドキュメントを共有する

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• 最終更新日 2011年8月27日（土曜）11:59

Googleドキュメントは、オンライン（インターネット）上で、他の方と共有して、共同で編集したり、内容を閲覧することが出来ます。今回はその具体的な手順を解説します。

■Googleドキュメントでデータを作成

実際の例として、「飲み会に参加する人の参加者リスト」を作ります。スプレッドシート（Excelのような表計算ソフトのことです）で作りこんでいきます。データの作成の仕方は以下のとおり。

Googleアカウントにログインし、Googleドキュメントの画面を出します。だしたら「新規作成」をクリックします。（右図）

 

右図のようなスプレッドシートの画面が出てきますので、データを入力したり罫線を引いたりして作成していきます。出来上がったら（あるいは作業の途中などでも可）、ファイル→保存で、保存ができます。

 

■共有設定

データが出来上がったら、このファイルの共有設定を行ないます（ちなみに、データの共有設定は、ファイルごとに別々に施せます。だから、「A」というファイルは、友人で共有、「B」というファイルは、仕事のスタッフだけで共有、というふうに使い分けることもできます。もちろん、共有しない、ということも可能）

画面右の「共有」をクリックして、出てくるメニューの中から「共有設定」をクリックします。

 

共有設定の「変更」をクリック

 

共有の種類を選びます。（以下の3つの中から選びます）

1. ウェブ上で一般公開・・・インターネット上の誰でも閲覧（編集）することが出来ます。
2. リンクを知っている全員・・・このGoogleドキュメントのファイルのリンクを知っている人なら誰でも閲覧・編集が出来るようになります。（相手をメールアドレスで指定して、案内を送ることになります）。Googleアカウントを持っていない人と共有する場合は、これを選択します。
3. 限定公開・・・Googleアカウントを持っている人で、指定した相手だけが閲覧・編集できます。

Googleアカウントを持っていない相手と共有・共同編集するには、２の「リンクを知っている全員」を選びます。リンクアドレスをメールで送る事になるので、そのメールが転送されたり、リンクアドレスが公開されたりすれば、無制限に誰でも見られることになってしまいますが・・・リンクアドレスはかなり長くて複雑なものなので、指定した相手が意図的に転送したりしなければ、余程のことがない限り、関係ない人に見られることは、ないだろうと思います。

ただ、機密情報や重要な情報を扱うときには、「限定公開」で共有したほうが安全ですね。共有の種類を選択したら「保存」をクリック。

 

もう一度「共有設定」の画面に戻り、共有する相手を指定します。（メールアドレスで指定します）

ユーザーを追加、という画面で、共有する相手のメールアドレスを入力していきます。ご自分のGmailのアドレス帳（連絡先）から選択して入力することも出来ます。

なお、追加した共有ユーザーが、「閲覧だけ」できるようにするか、「共同で編集作業を出来るようにするか？」を一人一人区分しながら設定していくことも出来ます。

 

共有設定は、これで完了。一旦共有できれば、あとは色々な事ができるようになります。

■ドキュメント共有のメリット

例えば以下のような事ができるようになります。

共同編集者どうしで、データを加筆・修正

共同編集者どうしで、同じファイルにアクセスして、お互いにデータを書き込んでいったり、修正したりすることができます。電話で話しながらデータを同時に訂正する、なんていうことも出来ます。パソコン内のデータを編集して、メール添付して送ってみてもらって、編集しなおして返送する、というような作業を繰り返す必要がなくなります。

閲覧者に最新の情報を見てもらう

イベントや催物の参加者リストや、会社の業務の成績など、変更したり修正したりすることの多いデータを、いちいち訂正するたびにメールで添付して回覧する、という必要がなくなります。