Googleドキュメントを業務記録に活用

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• 最終更新日 2011年12月01日（木曜）22:05

お客様との打合せや電話応対の内容を、パソコン上で記録しておくのに、何か簡単な方法は・・・？そんな時に、Googleドキュメントを上手く活用すると便利です。

■お客様との打合せ記録

一般的にお客様とのやり取りや約束、応対の記録などは「顧客管理ソフト」のようなもので記録して管理するのが良い、と言われます。顧客管理ソフトには、例えば「弥生顧客」とか「顧客王」「個客奉行」のようなソフトがあります。

また、既存のパッケージソフトを使わずに、MicrosoftAccessなどのデータベースソフトを使ってご自分で作り込む（あるいは専門業者さんに作ってもらう）という手もあります。

ただ、これらの場合全て「お金がかかる」上に、そういったパッケージソフトはある程度決められた内容しか記録できないので、初めてトライする方には、金額的にも労力的にもかなりハードルが高いという感じがするのではないでしょうか？（顧客管理ソフトはどれも、ある程度カスタマイズは出来るようになっていますが、そのカスタマイズも相当使い込まないとよく分からなかったりすることがあります。また、ソフトウェアの価格も、数万円～数十万円と、「とりあえず試しに」というような次元ではありません。）

なんとかお金をかけずにやる方法は・・・？そんな時に検討案の1つとして有力なのが、「Googleドキュメントの活用」です。

■無料・完全に自由にカスタマイズできる・クラウドの利便性

どうやるのか？・・・Googleドキュメントには「フォーム」という機能があります。ホームページやブログの記事などで、アンケートやお問合せなどを入力してもらうための機能です。自由に質問項目を設定して、ブラウザで表示するもの。

入力された内容は、Googleドキュメントのスプレッドシート（表計算機能）に整然と1件1行で記録されるので、後で集計したり確認する事ができます。

この機能を、「自社の業務の記録をつける」ために使う、というのが今回のポイント。

フォームを作って、そのアドレスを自社の社員（あるいは使う人間）だけに知らせておき、内容を入力するときにはブラウザからここへ入力し、確認する時はGoogleドキュメント上で確認する、という仕組み。

このGoogleドキュメントを活用したやり方には、主に3つほど利点があります。

（１）完全無料

Googleドキュメントは、基本的に無料で使えます。（GoogleAppsなどのビジネス版は有料ですが、無料のGoogleアカウントでも充分使えます）

将来的に顧客管理ソフトなどをお金を払って導入するにしても、その前の「おためし」・・・つまり「パソコンでそういう業務記録を取って、実際に活用することがあるのか？」を確認するという状況で使うこともできます。完全に無料なので「お試し」でお金を払わずに済む。

（２）自由にカスタマイズできる

Googleドキュメントのフォーム機能は、質問項目（＝記録する項目）を完全に自由にカスタマイズできます。顧客管理ソフトにありがちな、「質問項目の内容が20文字以内」とかそういう制約はありません。

また、驚くほど簡単にフォームを作ることができます。

（３）クラウド利用できる

Googleドキュメントとフォームは、いわゆる「クラウドサービス」です。ネット環境の整った状況なら、会社のパソコンでも、自宅のパソコンでも、どちらでも入力・確認ができます。スマートフォンなどを上手く使えば、携帯で出先から記録をつけたり、確認を取ることも出来ます。

■実際の運用手順

Googleアカウントを取って、Googleドキュメントを使えるようにします

Googleアカウントの取り方など基本的な操作はこちら→Googleアカウントの取り方

Googleドキュメントを使えるようになると右図のような画面になります。（右図の例は、私ども「パソコン相談所のロゴが入っていますが、一般的な無料のGoogleアカウントはこの部分がGoogleのロゴです）

 

 フォームを作成します

「作成」ボタンをクリックして「フォーム」を選択します。

 

右図のようなフォーム作成画面になります。基本的には画面の内容に従って、必要事項を入力していくだけです。

ここでは「顧客打合せ記録」というタイトルをつけて、その下にフォームの説明を入力しておきます。

 

フォームは初期の段階で「テキストボックス」という「文字を入力させるため」の項目が２つ用意されています。ここでは、そのテキストボックスにそれぞれ「お客様名」と「日付」というタイトルを付けます。

右図のように「質問のタイトル」欄に「お客様名」を、質問の形式欄を「テキスト」にします。出来上がったら「完了」。ちなみに、「この質問を必須にする」をチェックしておけば、後で入力するときに入力忘れを防げます。

同様にして質問２も作成していきます。

 

ちなみに、用意された項目の編集をするには、画面右の「鉛筆」のような「編集」マークをクリックすることで編集できるようになります。

 

 

内容を入力するのでなく、幾つかのリストから選べばよいだけ、という項目は「ラジオボタン」「リストから選択」などを追加することができます。右図のように「アイテムを追加」から追加できます。

 

例えば右図のように、「打合せの種類がどんなものか？」を選ぶような項目を作ることも出来ます。（見積り内容の確認・製品仕様の変更打合せ・納期の確認・金額交渉・その他の中から選べるようになる）

 

フォームの質問項目（＝業務記録の項目）が出来上がったら、画面右上の「保存」をクリックします。これでボタンが「保存されました」に変われば、保存OKです。

これで、業務記録を入力するための画面は出来上がり。

Googleドキュメントから、集計表とフォームを確認する

Googleドキュメントのページに戻ると、「顧客打合せ記録」というGoogleドキュメントが出来上がっています。（フォームにつけたタイトルが、Googleドキュメントのタイトルになります）。このドキュメント名をクリックすると、内容を確認できます。

 

クリックしてまず表示されるのは、「集計表」の方。当然ここではまだ何も入力されていませんから、フォームを表示します。

画面のメニューから「ツール」→「フォーム」→「ライブフォームを開く」とたどってクリックします。

 

すると、右図ようにフォーム画面が出てきます。

これが、最初にフォームの作成で作って保存した、「顧客打合せ記録フォーム」の画面です。

で、ポイントはココ。

このフォーム画面はブラウザで見ている画面です。つまり、ホームページと同じようにアドレスがある、というわけです。

このフォーム画面を、そのまま「お気に入りに追加」しておけば、上記のようなGoogleドキュメントからたどることなく、パソコンのブラウザからダイレクトに一発で呼び出すことができます。

 

こうしておいて、いざ、お客様との電話や打合せが終わったら、パソコンでこのページへアクセスし、入力をする、というわけです。

入力し終えたら、このフォームの一番下にある「送信」をクリックして送信します。

送信した内容は、はじめに開いたGoogleドキュメントに自動で記録されます。（右図のような感じ）

この記録は、「1回のフォーム入力が1行として記録される」ようになっています。つまり、右図のような画面で、10件記録を入力したら、10行分のデータになる、というわけです。

 

■記録した後はどうやって活用する？

後で記録した内容を読みたい・確認したいということであれば、この画面を確認すればそれでOKです。

この他に例えば、「どういう打合せの種類が多かったのか？」というような集計・統計を取りたいというような場合や、「入力順ではなくて、回答期日の早い順に並べ替えたい」というような場合は、このGoogleドキュメント上で並べ替えを行うことも出来ます。また、このドキュメントの内容を、ネット上からローカルのパソコンへExcelファイルとしてダウンロードし、保存することも出来ますので、いったんExcelとして保存してから、あとで細かく編集する、というような事も出来ます。このあたりは、Excelなどの活用知識やノウハウがあれば、相当細かく利用することができます。

また、Excelで保存した内容をさらにAccessなどのデータベースに取り込んで細かなデータ解析を行う事や、「顧客記録台帳」として整理するというような事もできます。

ちなみに、パソコン相談所では、この方法をそっくりそのまま採用しています。以下、実際に私どもでやっている内容を簡単にご紹介します。

■顧客業務記録として活用

パソコン相談所では、この方法を利用して、お客様に対して行ったサポートや支援内容をどんどん記録していく、というシステムとして使っています。

1. フォームに「顧客名、日付、時間、サポートや支援の種類、具体的な内容、約束事の有無」という項目を作って保存します。
2. お客様に対してサポートや支援を行うたびに、このフォームへ記録します
3. 定期的（1週間に一度程度）に、記録されたGoogleドキュメントをExcelファイルとしてダウンロードし、保存します。
4. あらかじめ用意してあるMicrosoftAccessで作った「顧客管理システム」というデータベースへ、Excelファイルをインポートして、お客様とのやり取りの記録として集計します
5. 必要に応じて、後からその内容を確認したり、あるいは統計をとるために使っています（統計をとるのには、主にExcelファイルのほうでグラフ化したり集計したりしています）

上記のやり方は、「４」のAccessの部分だけは相当な専門知識が必要ですが、それ以外の部分は、ちょっとExcelの集計の仕方やグラフの使い方を知っていれば、専門的なプログラミング知識などは一切無くても実現できます。

■ブラウザ経由なので、スマホで記録を付けられる

ちなみに実際にこの活用法をしてみて、私自身が劇的に変わったこと・・・それは「パソコンでつけずに、スマホで記録をつける」という習慣になったこと。

ネットに繋がっていれば、上記のフォームはスマホからでも記録できます。何か業務を行うたびにいちいちパソコンに向かわなくても、スマートフォンで記録を付けられる、という点が圧倒的に手軽になり、こまめに記録をつけるようになりました。

 

・・・と、いうわけで、Googleドキュメントのフォーム機能を使うことで、「無料で」「簡単に」しかも「スマホ対応のシステム」を構築できてしまう、というわけです。

顧客情報の管理を・・・ということをご検討の方、まずはこういう形で「無料で導入できる活用方法」を検討されてはいかがでしょうか？