インターネットを見ていたり、仕事でデータのやり取りをしていてたまに耳にする「PDF（ピーディーエフ）」・・・それ何？・・・PDFについての初歩的な解説です。

■電子文書のフォーマット

当 相談所でもおすすめしている「IT用語辞典」サイト「e-Words」によると、「PDF」とは、「Portable Document Format」の略で「Adobe Systems社によって開発された、電子文書のためのフォーマット。レイアウトソフトなどで作成した文書を電子的に配布することができ、相手のコン ピュータの機種や環境によらず、オリジナルのイメージをかなりの程度正確に再生することができる。」というものだそうです。・・・あまりよく分からない、 という方・・・もう少し「噛み砕いた」説明をすると・・・

要するに、「どんなパソコンでも共通して開いたり印刷したり、見たりすることのできるようにした文書の規格」のことです。

・・・こう言われても、なお分からない方・・・当然だと思います。管理人Kissyも、初めてこう説明をされたときには全くちんぷんかんぷんでした。ではもうちょっと「ピン！」と来る話を

■PowerPointで作ったデータ、相手がPowerPointを持っていなかったら・・・？

PowerPoint でなくても、WordでもExcelでもよいのですが、仮にあなたが自分で文書を作ったとしましょう。それをフロッピーディスクや CD・USBメモリなどへ保存して、他の方に渡して「内容を見ておいてください」と言ったとしますね。そのとき、もし相手の方のパソコンに、 PowerPointが入っていなかったら・・・・？そのファイル、開くことができませんね？

また、例えばExcelでお仕事の データを一覧表やグラフにしたとします。データをそのまま相手に渡したとして・・・・今度は仮に相手の方がExcelを持っていたとして・・・見ることは 当然できますが、そのデータ、渡したら相手の方もデータを編集したり改変したりできちゃいますね。「データを見せる」だけで、むやみに変更されたくない場 合には・・・？

■そんなの時のPDF

そんなときに威力を発揮するのがPDFという規格。例 えばExcelで作ったデータを、 Excelファイルのままで渡さずに、PDFファイルとして変換してから相手に渡せば、仮に相手の方がExcelをインストールしていなくても、ファイル を開いて見ることができますし、また、よほどのことがない限り、内容を編集されたり改変されることがないので、「内容を見せるためだけ」という目的にも使 えます。
こんな風に、データをやり取りする際に「共通の規格」として非常に重宝されているフォーマット、それがPDFです。

■読むのと作るのにはそれぞれソフトが必要です

AcrobatReader（AcobeReader）

PDFファイルを開いて読むために必要なソフト。PDFの開発元AdobeSystem社のソフトですが、このソフトは無料でダウンロードして使用することができます。（・・・ この「開いて読むだけなら無料で利用できる」というところが大きなメリットで、PDFが広く普及している要因の一つとなっています）・・・このページの記 事を編集している時点では、PDFを開いて読むソフトの最新はAdobeReader7.0というソフトです。少し前は「AcrobatReader(ア クロバットリーダー）」という名称でしたが、最近は「AdobeReader（アドビ・リーダー）という名称に変わってきているようです。（左のサイド バーをクリックすると、Adobeのダウンロードサイトへいけますヨ）

Acrobat

PDFファイルを「作 成する」ために必要なソフト。これもAdobeSystem社のソフトですが、こちらは有料。このソフトは、単純に文書をPDF化して誰にでも見られるよ うにする、というシンプルな機能のグレードのものから、PDF化したものにセキュリティ保護をかけたり、電子署名などを施して、公式文書として公開するよ うな機能を備えたものまで、様々なグレードがあり、価格も様々です。一番安価な「Acrobat7.0Elements」というもので約5,000円程度 です。

■利用メリットは・・・？

特定のソフトやOSを持っていなくても開いて見ることができる、というメリットから、広く文書を公開する、ということに非常によく使われます。
身近なところでよく使われているのが、パソコンソフトやIT機器の「取扱説明書」。どんなパソコンにどのように使われるかが限定できないこういった機器の説明書は、まさにPDFにうってつけです。

また、国や県・市区町村などの行政機関などがインターネット上で公の文書を公開する際などにも、非常に多く使われています。（○○市の公開文書は、Wordもっていないと開いて読めません、なんてことになったら問題ですものね。）

これほど大規模な仕事や業務でなくてもメリットがたくさんあります。メールに文書を添付して送る、メールに表やグラフのデータを添付して送る・・・ という場合に、いちいち相手がExcelやWordを持っているか、確認するより、PDF化して送った方がはるかに効率がよいですね。また、例えば当相談 所などでは、ExcelやWordなどで作った文書をいったん必ずPDF化してとっておく、という事もやっています。（こうしておけば、不用意に内容を書 き換えてしまったりすることがある程度防げますからね）

■今後、広く普及して利用される可能性が高いので・・・

ぜひ今のうちから利用できるようにしておきましょう。
上 記の説明でも少し触れましたが、「セキュリティ保護をかける」「電子証明などをつけられる」などの機能を利用できることから、電子データのやり取り、電子 決済・電子申請などに、今後広く利用される可能性が高く、また一部の行政サービスでは、すでに公式文書をPDFでダウンロードできるサービスなども始まっ ています。
パソコン相談所は、決してAdobe社やPDFの肩を持つわけではありませんが、これからの時代、とても有用なものなので、ぜひ利用するようにお勧めしています。

■備考

ExcelやWordなどの文書を、単にPDF化する（変換する）だけのためのソフトウェアなら、無料のソフトウェアとしてインターネット上で公開されています（Adobe社製ではありませんが）。こういったソフトウェアを利用するのも手です。例えば・・・窓の杜（http://www.forest.impress.co.jp/）の「文書作成支援」のソフトウェアコーナーに、「PDF変換ソフト」としていくつか公開されていますので、ご参考にしてみてください。